Recrutement d'un gestionnaire administratif

Groupe de traitement B1 - tâche complète

Le Corps grand-ducal d’incendie et de secours (CGDIS) se propose d’engager un gestionnaire administratif (m/f)

Missions

La mission principale du titulaire du poste est de gérer l’organisation des tâches administratives et de participer au bon fonctionnement du service administratif:

  • Veiller au respect des procédures d’exécution des tâches administratives ainsi qu’au bon déroulement de l’accueil téléphonique et physique;
  • Assister le chef de département administratif et RH en matière de gestion administrative;
  • Coopérer avec les collaborateurs du service gestion du personnel et du service recrutement et développement RH sur des projets divers;
  • Être un des points de contact pour les autres directions et tous les départements en matière administrative;
  • Assurer une mise à jour régulière des données administratives;
  • Assister dans la digitalisation et la mise à disposition de documents à travers d’outils divers (Dynaforms, etc.);
  • Réceptionner et traiter (trier, mettre en page, numériser, archiver) les différents documents, demandes et dossiers;
  • Elaborer et exécuter des processus, ainsi que des simplifications administratives à travers un système de ticketing;
  • Accomplir toute autre tâche administrative et logistique contribuant au bon fonctionnement du service.

Profil

Compétences techniques

  • Disposer d’excellentes capacités rédactionnelles;
  • Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.).

Compétences comportementales

  • Innover : vous pensez de manière innovante en apportant des idées novatrices et créatives;
  • Organiser : vous définissez les objectifs et vous élaborez des plans d’action en impliquant les bonnes ressources dans les délais;
  • Motiver des collaborateurs : vous reconnaissez les qualités des collaborateurs et vous les encouragez à prendre des initiatives en leur confiant des responsabilités;
  • Conseiller : vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et vous développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise;
  • S'adapter : vous adoptez une attitude souple face aux changements et vous savez vous adapter à des situations variées;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
  • Faire preuve d'engagement : vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même et en persévérant même face à des obstacles;
  • S'auto-développer : vous planifiez votre développement en fonction de vos possibilités et vos intérêts, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et compétences.

Atouts

  • Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans dans une fonction de soutien administratif ou de management;
  • Maîtriser parfaitement la langue anglaise à l’écrit et à l’oral;
  • Avoir des connaissances dans le domaine du volontariat et des services de secours ;
  • Connaître le fonctionnement interne du CGDIS;
  • Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.
Plus d'informaitons sur le site govjobs.lu
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