Recrutement d'un assistant administratif projets (m/f)

Employé d'état dans le groupe d'indemnité B1, à tâche complète et à durée déterminée

Le Corps grand-ducal d’incendie et de secours se propose d’engager un assistant administratif projets (m/f)

Missions

  • La mission principale du titulaire du poste est d’assister le gestionnaire portefeuille projets ainsi que le directeur et les chefs de département de l’Institut National de Formation des Secours (INFS) dans leurs missions et de garantir les travaux administratifs nécessaires au bon déroulement des projets en cours, notamment les projets cofinancés par des programmes européens tel que Interreg, Erasmus+ ou Union Civil Protection Mechanism Training Courses:
    • Rédiger, préparer, traiter (réceptionner, trier, mettre en forme, diffuser, numériser, archiver) tout type de document et/ou dossier en lien avec les projets nationaux et internationaux de l’INFS;
    • Rédiger des procès-verbaux de réunions, des lettres ou autres documents;
    • Assister au suivi et au pilotage des projets de l’INFS;
    • Organiser des rendez-vous et des réunions;
    • Soutenir le service gestion administrative de l’INFS;
    • Contribuer à la rédaction des documents et publications en relation avec l’INFS;
    • Accomplir toute autre tâche administrative contribuant au bon fonctionnement du service;
    • Participer aux réunions nécessaires à la bonne exécution des tâches décrites.

Profil

Compétences techniques

  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Savoir communiquer de façon professionnelle avec les différents interlocuteurs nationaux et internationaux de l’INFS;
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
  • Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
  • Disposer d’une aisance relationnelle et en communication;
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.

Compétences comportementales

  • Assimiler l'information : vous rassemblez et traitez correctement l’information dans les délais impartis;
  • Résoudre des problèmes : vous traitez les problèmes de manière autonome, vous cherchez des alternatives et vous mettez en œuvre les solutions;
  • Soutenir : vous soutenez vos collègues et vous exercez un rôle d’exemple;
  • Ecouter activement : vous écoutez activement et vous comprenez le message de vos interlocuteurs en faisant preuve d’empathie;
  • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et vous évitez toute forme de partialité;
  • Faire preuve d'engagement : vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même et en persévérant même face à des obstacles;
  • Atteindre les objectifs : vous vous impliquez et démontrez de la volonté afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Atouts

  • Disposer d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire;
  • Avoir des connaissances ou une expérience dans le domaine des services de secours et du mécanisme de protection civile de l’Union Européenne;
  • Avoir des connaissances ou une expérience avec des programmes tel que Interreg et/ou Erasmus+;
  • Maîtriser la langue anglaise à l’écrit et à l’oral;
  • Connaître le fonctionnement interne du CGDIS.

Date limite de candidature : 12 mars 2021
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