Le Corps grand-ducal d’incendie et de secours se propose d’engager un assistant de direction (m/f).
Missions
- La mission principale du titulaire du poste est de gérer et d’assurer l’exécution des tâches administratives, d’assister le directeur, les chefs de département et les chefs de service de la Direction de la Stratégie Opérationnelle (DSO), afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que de contribuer au bon fonctionnement de la direction:
- Assurer un accueil téléphonique et physique;
- Apporter un soutien administratif aux cadres de la DSO;
- Rédiger des lettres, des rapports et des notes;
- Assister les cadres de la DSO dans la réalisation des projets, tâches ou études;
- Suivre et gérer le budget alloué à la DSO;
- Maintenir à jour les différents tableaux et indicateurs de gestion de la DSO;
- Assurer une mise à jour régulière des données administratives;
- Gérer la digitalisation et la mise à disposition des documents;
- Assurer le secrétariat de la commission consultative de prévention d’incendie (CCPI);
- Réaliser toutes autres tâches administratives, techniques ou logistiques contribuant au bon fonctionnement de la DSO.
Profil
Compétences techniques
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, PDF Creator, etc.);
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles, notamment en français;
- Disposer d’une aisance relationnelle;
- Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivages;
- Disposer de bonnes capacités organisationnelles;
- Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité;
- Être capable de travailler en autonomie.
Compétences comportementales
- Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
- Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
- Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
- Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
- Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
- Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
- S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
- S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
Atouts
- Disposer d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire;
- Avoir des connaissances dans le domaine des services de secours;
- Connaissances en matière de législation sur la prévention incendie et la gestion des risques;
- Bonne maîtrise de la langue française, compte tenu de l’importance de la législation dans les missions de la DSO.
Date limite de candidature: 9 avril 2023
Plus d'informations