Recrutement d'un gestionnaire administratif (m/f)

Employé d'état dans le groupe d'indemnité B1, à tâche complète et à durée déterminée

Le Corps grand-ducal d’incendie et de secours se propose d’engager un gestionnaire administratif (m/f).

Missions

  • La mission principale du titulaire du poste est d’assister le niveau cadre de l’Institut National de Formation des Secours (INFS) et d’assurer la gestion administrative des procès-verbaux afin d’optimiser la gestion de leur activité, ainsi que d'assurer le travail quotidien du service administratif:
    • Apporter un soutien administratif au niveau cadre de l’INFS;
    • Être la personne de contact pour les départements et services compétents de l’INFS en rapport avec la gestion des rendez-vous et de l’organisation des manifestations (prises de contact, réservations, suivi);
    • Assister aux projets, missions et études de la direction;
    • Rédiger des procès-verbaux et des rapports de réunions internes et externes;
    • Assurer l’accueil physique au guichet d’accueil (accueillir les visiteurs venant de l’extérieur ainsi que les pompiers et identifier leurs demandes);
    • Assurer l’accueil téléphonique (réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés, fournir des renseignements aux membres du CGDIS ou au public etc.);
    • Assister dans la digitalisation et la mise à disposition des documents;
    • Élaborer et exécuter des processus ainsi que des simplifications administratives;
    • Rédiger, mettre en forme et envoyer des lettres personnalisées;
    • Assister à l’organisation des cours de premiers secours pour les entreprises externes et le besoin du public;
    • Gérer les formations des pompiers à travers les logiciels respectifs;
    • Assurer toute autre tâche administrative qui contribue au bon fonctionnement du service.

Profil

Compétences techniques

  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Savoir se présenter et communiquer de façon professionnelle avec le public et les fournisseurs;
  • Être capable de renseigner les interlocuteurs divers et variés;
  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques mis à disposition (Windows, MS Office, etc.);
  • Faire preuve d’autonomie, de flexibilité, de polyvalence, d’empathie et de serviabilité;
  • Avoir le sens de l’ordre et de l’organisation;
  • Maîtriser différents systèmes de classement et d’archivage;
  • Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.

Compétences comportementales

  • Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
  • Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
  • Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
  • Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
  • Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
  • Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
  • S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
  • S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

  • Disposer d’une expérience professionnelle de minimum 5 ans en tant qu’assistant de direction ou dans une fonction de soutien administratif similaire;
  • Être disponible à travailler des horaires irréguliers.

Date limite de candidature: 3 mars 2024
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